Opis zawiera kolejno

1. Tytuł

 Jeśli dokument posiada, podajemy tytuł oryginalny na fotografii, rycinie (grafice), pocztówce itp. Tytuł przejęty spoza podstawowego źródła danych (jakim jest tekst umieszczony na danym dokumencie) należy umieszczać w nawiasie kwadratowym.
 Jeżeli tytuł dokumentu nie został odnotowany w żadnym źródle należy go utworzyć i umieścić również w nawiasie kwadratowym.
 Nie dopuszcza się używania określenia „bez tytułu”, poza przypadkami, w których określenie to znajduje się na dokumencie z woli autora.

2. Oznaczenie odpowiedzialności

 Należy podawać nazwy osób i ciał zbiorowych odpowiedzialnych za powstanie dokumentu (np. grafików, rysowników, malarzy, fotografików i zakładów fotograficznych). Dane spoza podstawowego źródła danych należy ujmować w nawiasie kwadratowym, umieszczając w strefie uwag odpowiednią informację o źródle np. Spektakl „Wesele” Stanisława Wyspiańskiego / fot. Wojciech Plewiński, w strefie uwag: Na rew. piecz.: Fot. Wojciech Plewiński.
 Jeżeli osób lub ciał zbiorowych jest więcej niż trzy, dopuszcza się podanie tylko pierwszej, z zaznaczeniem pominięcia dalszych skrótem „i in.”

3. Miejsce wydania, data wydawcy, data wydania

 Informacje niepewne dotyczące roku, miejsca wydania należy podawać ze znakiem zapytania w nawiasie kwadratowym
 Jeżeli nie ma na dokumencie daty jego wydania czy powstania, należy ja ustalić, jeśli nie można jej ustalić należy podać datę przybliżoną, w ostateczności określić stulecie. Nie dopuszcza się pominięcia tego elementu opisu, ani używania skrótu „b.r.”
 Datę należy zapisywać wyłącznie cyframi arabskimi.
 Daty nieprecyzyjne należy zapisywać podając datę najwcześniejszą i najpóźniejszą oddzielone dywizem, np. [1700-1750]. Określenie stulecia należy zapisywać cyframi arabskimi, np. [16 w.])

4. Określenie postaci fizycznej i/lub objętości

 Należy używać następujących określeń:
- rysunek,
- grafika,
- kolaż,
- obraz,
- matryca graficzna
- fotografia
- fotokopia
- negatyw
- reprodukcja
 W nawiasie okrągłym zaleca się dodawać informacje o szczególnym charakterze, przeznaczeniu danego dokumentu (afisz, bilet wstępu, nekrolog, pocztówka, znaczek pocztowy, plakat, portret, itp.) np. .- 1 grafika (pocztówka), 1 fotografia (pocztówka)
 Przed określeniem postaci fizycznej dokumentu należy podać liczbę opisywanych dokumentów np. 1 grafika (plakat) lub 13 reprodukcji, 8 fotografii, 2 grafiki (pocztówki)
 Należy podawać liczbę kart danego dokumentu z odpowiednim skrótem (k. – karta, s. – stronica, tabl. – tablica) w nawiasie okrągłym np. 1 reprodukcja (4 k.) lub 4 grafiki (1 k.) Jeżeli jedna karta zawiera jeden dokument, określenie objętości należy pomijać.

5. Inne cechy fizyczne

 Należy podawać w następującej kolejności: technika wykonania, informacja o kolorze (należy pomijać cechy typowe dla danej techniki np. czerń dla drzeworytu, czarno-biały dla odbitek bromowych; określenie „kolorowany” należy używać jedynie dla oznaczenia koloru naniesionego ręcznie, a „barwny” dla koloru uzyskanego z matryc graficznych czy drukarskich) określenie podłoża, na którym dokument został wykonany (tylko w przypadku materiałów nietypowych, jak skóra, pergamin itp.)
 Przykłady
. – 1 grafika : drzeworyt dwubarwny
. – 1 grafika : akwaforta
. – 1 grafika : litografia kolorowana
. – 1 rysunek: piórko, podmalowanie akwarelą
. – 1 rysunek : ołówek
. – 1 fotografia : odbitka albuminowa
. – 1 obraz : olej na płótnie

6. Format

 Orientacyjna wielkość obiektu w cm, odpowiednio jego wysokość i szerokość najczęściej mierzoną według lewego oraz dolnego marginesu
 Należy podawać wymiary podłoża
 Jeżeli dokument jest wykonany na jednym arkuszu papieru, ale przeznaczonym do składania, należy podać oba wymiary, np.: . – 1 rysunek (życzenia świąteczne) : akwarela, karton ; 7 x 10 cm (złożony), 7 x 30 cm (rozłożony).

7. Uwagi

 W strefie uwag można umieszczać dodatkowe informacje uznane za ważne, kolejne uwagi należy oddzielać kropka i kreską (. – ) Można podać opis
ikonograficzny dokumentu, informacje na temat zawartości (np. – Przedstawia: u góry widok klasztoru przed pożarem, na pierwszym planie plac targowy ze straganami ; u dołu widok klasztoru z wieżą pozbawioną hełmu przez pożar) i uwagi dotyczące poszczególnych stref oraz informacje o proweniencji, o dedykacjach, adnotacjach, autografach, o stanie zachowania, opis rewersu dokumentu lub jego oprawy (np. . – Na rew. nadruk z biogramem aut. lub . – Na rew. litografowana winieta zakładu fotograficznego.)
 W: pochodzenie (proweniencja) obiektu skrótowo opisane, w przypadku rycin z książki: tytuł, oznaczenie odpowiedzialności (autor, red.), miejsce i rok wydania, strona, z czasopism: tytuł, numer i data numeru czasopisma oraz strona.

Wszelkie informacje zaczerpnięte spoza podstawowego źródła danych należy podawać w nawiasie kwadratowym !

Tytuł : dodatek do tytułu / oznaczenie odpowiedzialności. – Miejsce wydania : nazwa wydawcy, data wydania. – określenie postaci fizycznej dokumentu i/lub objętości : inne cechy fizyczne (np. technika wykonania) ; format. – Uwagi.

Przykłady opisu dokumentów ikonograficznych nieopublikowanych:

I. Rysunek
[Koń arabski] / Vincesles Rzewuski. – 1821. – 1 rysunek : ołówek, papier żeberkowy z filigranem ; 11,2 x 17,6 cm. – Tytuł nadany przez katalogującego. Sygn. atram. u dołu: „Vincesles Rzewuski R. 1821”. – Ze zbiorów Biblioteki Narodowej.

II. Grafika
Kalisz / Adam Młodzianowski – [1949]. – 1 grafika : drzeworyt ; 14,9x19,7 cm. - Rycina sygnowana typograficznym nadrukiem w dolnym lewym rogu tablicy: „Adam Młodzianowski – Kalisz”. – Z teki zbiorowej: Miasta polskie. Drzeworyty 9 grafików. Warszawa Książka i Wiedza 1949.
Położenie kamienia węgielnego pod budowę mostu żelaznego w Kaliszu / rysował Pillati, podług szkicu Barcikowskiego. – [1865-1866]. – 1 grafika : drzeworyt sztorcowy ; 14,3 x 23,6 cm. – Ze zbiorów Książnicy Pedagogicznej im. A. Parczewskiego w Kaliszu.

III. Fotografia
Szczypiorno : Obelisk Legionistów / Henryk Poddębski. – [ok. 1930]. – 1 fotografia ; 16,9 x 11,8 cm. – Ze zbiorów Książnicy Pedagogicznej im. A. Parczewskiego w Kaliszu.
[Portret Wojciecha Cybulskiego] / Photogr. Atelier P. Graff, Jerusalemer-Str. No 18 Berlin. – [1842-1849?]. – 1 fotografia : dagerotyp ; 8,1 x 7,1 cm, z oprawą 12,2 x 10,3 cm. – Tytuł nadany przez katalogującego. – Oprawa wtórna: passe-partout z białego kartonu. – Na rew. nalepka firmowa z adresem zakładu. – Ze zbioru Machczyńskich z Gdańska.
[Klasztor jasnogórski] / S. Trzciński. – 1900. – 1 fotografia : odbitka bromowa sepiowa, papier fotograficzny naklejony na tekturową podkładkę ; 14,4 x 10,3 cm, podkładka 15,7x11,9 cm. – Przedstawia: u góry widok klasztoru przed pożarem, na pierwszym planie plac targowy ze straganami ; u dołu widok klasztoru z wieżą pozbawioną hełmu przez pożar. – Tyt. nadany przez katalogującego. – Sygn. drukiem u dołu z l.: „S. Trzciński”, z p. nadruk: „S. Trzciński w Warszawie ul. Żabia No 9”.

IV. Pocztówka
Kalisch in der Kriegszeit 1914 : Reformatorkirche. – Ostrowo : Verlag "Globus", [ok. 1914]. – 1 fotografia (pocztówka) ; 9 x 14 cm. – Ze zbiorów Książnicy Pedagogicznej im. A. Parczewskiego w Kaliszu.
Kalisz : Gimn.[azjum] Państw.[owe] Anny Jagiellonki / fot. I. Mikunicki. – Kalisz : Wydawnictwo kaliskiego oddziału Towarzystwa Krajoznawczego, [ok. 1930]. – 1 fotografia (pocztówka) ; 9 x 14 cm. – Ze zbiorów Książnicy Pedagogicznej im. A. Parczewskiego w Kaliszu.

V. Obraz
Panorama Wrocławia od wschodu / Alfred Walter. – 1930. – 1 obraz : olej na płótnie ; 124 x 219 cm. – Przedstawia: widok na śródmieście Wrocławia z budynku poczty czekowej przy obecnej ul. Krasińskiego ; od lewej widoczne w różnych planach: Zakład Kąpielowy, kościół św. Doroty, ratusz, Poczta Główna ; na pierwszym planie budynki Miejskiej Szkoły Rzemiosł.

Przykłady opisu dokumentów ikonograficznych opublikowanych:
W wydawnictwie zwartym:
Teatr / fot. J. Jackowski. – 1927 – 1 fotografia ; 8,9 x 13,2 cm. – W: Kalisz i jego okolica : przewodnik ilustrowany z planem miasta / Maryla Szachówna. – Kalisz 1927, s 116.
W czasopiśmie:
Kościół św. Józefa w Kaliszu. – 1843. – 1 grafika : litografia ; 15,3 x 22,3 cm. – W: „Przyjaciel Ludu” 1843, nr 43, s. 340.